可以。把這週的訂單和機台產能交給 ChatGPT、Claude 或 Gemini 這類 AI 助理（上傳 Excel 檔或直接貼上都可以），請它排一版，幾分鐘就有草稿。插單會影響哪些單、交期要怎麼回客戶，也可以請它幫忙。

很多工廠的排程本來就在 Excel 上，是生管花了好幾年調出來的，好用又貼近現場。這篇不談換掉它，而是讓 AI 把每天重複的部分做快一點：先給可以直接複製的問法，再說排完要檢查什麼、Excel 怎麼配合，最後談想讓 AI 每天自動排時可以怎麼做。

直接問 AI：3 句可以複製的問法

複製下面的句子，把料號、數量、日期換成你的就好（範例都是示意）。

排一版草稿

附件是這週的訂單（工單號、料號、數量、交期）和機台表（每台每天能做多少、能做哪些料號）。請排出每台機台每天要做哪些工單：交期早的先排，同一種材料盡量排在一起，換線預留 30 分鐘。排不進交期的工單另外列出來，並說明原因。結果請用表格列出，讓我可以貼回 Excel。

插單時

客戶要插一張 A-17 共 2,000 件，10/28 要交。請照剛才的排程，告訴我插在哪裡最好、會讓哪幾張單延後幾天。

回覆客戶

依照排程，幫我寫一則給客戶的交期回覆：最快 10/30 出貨，可以先出 1,200 件。語氣客氣、簡短。

AI 排完，檢查這 3 件事

  1. 數量對不對：排程裡每張工單的數量加起來，要和原本的訂單一樣。可以請 AI 自己再核對一次，你再抽查幾張。
  2. 規則有沒有漏：例如某台機台不能做某個料號、週六不開工。漏了就補一句，請它重排。
  3. 今天的狀況它不知道：機台保養、缺料、師傅請假，要先告訴它，它才會排進去。

訂單裡有客戶名稱和價格。用公司的企業方案，或先把客戶名稱換成代號、刪掉價格欄再上傳。

想更省事：讓 Excel 和 AI 配合

1. 把排程規則寫成一張「規則」工作表

哪台機台能做哪些產品、換線要預留多久、哪些客戶的單可以插隊，寫成一張工作表，和排程放在同一個檔案裡。每次請 AI 排程時一起附上，它就照同一套規則排；生管請假時，其他人也看得懂排程為什麼這樣排。

2. 欄位固定，用下拉選單輸入

把工單號、料號、機台、數量、預計開工、預計完工、狀態固定成一張表格（Excel 的「格式化為表格」），機台和狀態用「資料驗證」做成下拉選單。欄位一致，AI 讀得懂，排好的結果也能直接貼回來。

3. 只留一份正本，讓現場進度回得來

排程檔放到 OneDrive、SharePoint 或 Google 雲端硬碟，大家用同一個連結打開。現場用 Microsoft Forms 或 Google 表單做一張「開工／完工／異常」的回報表單，在機台旁貼一個 QR Code，回報會自動進到一張工作表；下次請 AI 排程時，把這張也附上。

左：排程用檔案傳遞，每個人手上可能是不同版本；右：訂單、工單、進度集中在同一個地方，所有人看到同一份
從傳檔案到看同一份：共用正本加上現場回報，交給 AI 的也會是最新的資料。

什麼時候可以考慮下一步

AI 加上 Excel 可以用很久。遇到下面這些情況，就可以考慮下一步：

  • 每天都在匯出、上傳、複製貼上同樣的檔案。
  • 希望 AI 直接看到 ERP 的訂單和庫存、現場的最新進度，不用每次手動附上。
  • 業務希望自己問「這張單最快哪天出？」就有答案，不用每次問生管。
  • 想知道哪台機台最常延遲、換線平均多久，需要累積資料來改善。

下一步：讓 AI 直接接上 ERP 和排程表

下一步不一定是大型 ERP，也不用換掉 Excel。比較務實的做法是分階段，讓 AI 接上你現在的資料：

製造業排程的四個階段：把規則寫下來、單一資料來源、即時回報與看板、排程建議與預警
四個階段逐步推進（示意）：每一階段都能獨立帶來效益，不必等全部完成。
  1. 把規則寫下來：前面的規則工作表，就是這一步的起點。
  2. 資料自動進來：新訂單、庫存與現場回報每天自動讀進來，不用再匯出、上傳。客戶的 PO 也可以由 AI 直接讀成訂單（見用 AI 讀訂單與報價單）。
  3. 每天自動排出草稿：AI 照規則排出草稿，交期排不進或它不確定的地方，才請生管決定；生管按確認後，排程才會更新。
  4. 業務自己查：業務問「這張單最快哪天出？」，系統依最新的排程回答，並附上依據。

每一階段都能單獨用。上線初期 Excel 照舊並行，確認沒問題再切換。還在想先從哪個流程開始，可以看導入 AI 從哪裡開始。

一個示意情境：30 人的金屬加工廠

以下是綜合多個案例整理的示意情境，幫助你想像每一步帶來的改變。

一開始：生管每天早上整理前一天各站的紙本回報、更新 Excel，再印出新排程貼在現場。業務要回交期時，先打電話問生管。

先直接問 AI：生管和兩位班長把機台、換線和插單規則寫成規則工作表。之後每天早上把訂單、機台表和規則一起上傳給 AI，先拿到一版草稿再調整；現場改用 QR Code 表單回報，進度當天就回得來。

再接上系統：訂單變多後，訂單、庫存和現場回報自動進到系統，AI 每天早上排好草稿等生管確認。業務自己查進度、回覆交期。

這一路最大的收穫，往往是規則寫下來了，大家看的是同一份資料。

想知道自己的工廠適合從哪一步開始，可以先做一次免費的 AI 健檢，或看看製造業方案與企業系統開發，也歡迎直接約一次流程諮詢。