導入 AI 從哪裡開始？可以請 AI 用 4 個問題打分數
可以。把每天、每週在做的工作列成清單貼給 AI，請它用頻率、耗時、規則清楚程度與出錯風險四個問題打分數、排出順序。本文附 3 句可以複製的問法、要和同事確認的地方，以及選好流程後怎麼分階段導入。
重點摘要
- 可以直接問 AI：把每天、每週在做的工作貼給 ChatGPT、Claude 或 Gemini，請它用四個問題打分數：多常發生、每次多久、規則說不說得出來、錯了多嚴重。
- 打完分數檢查三件事：請負責的同事改成實際數字、規則與風險分數別給太高、補上清單外的工作；分數貼回試算表，讓同事直接改。
- 高分的先做，並用具體數字定義成功；分數中間的先整理規則與資料。有些流程只要把兩個系統串起來，不一定需要 AI。
- 每天都在貼同樣的檔案時，再讓 AI 接上現有系統：從一個流程開始，和現在的做法並行，人確認後才寫入，確認沒問題再擴大。
可以。把每天、每週都在做的工作列成清單（從試算表複製貼上，或直接上傳 Excel），請 ChatGPT、Claude 或 Gemini 這類 AI 助理用四個問題打分數：多常發生、每次多久、規則說不說得出來、錯了多嚴重。幾分鐘就有一張排好順序的表，分數最高的，就是第一個值得動手的流程。
「我們也該導入 AI 了吧？」這是這兩年我們最常從老闆口中聽到的一句話。很多公司已經用 AI 寫信、整理資料，這是很好的起點。這篇先給可以複製的問法，再說分數要和誰確認、試算表怎麼配合，以及選好流程後怎麼分階段導入。
直接問 AI：3 句可以複製的問法
複製下面的句子，把內容換成你們的就好（範例都是示意）。
整理候選清單
下面是各部門寫下、每天或每週都在做的工作。請整理成一張表：流程名稱、負責部門、多常發生、每次大約多久、經手幾個人。意思一樣的合併成一項；看不出頻率或時間的標「待確認」，不要自己猜。
用四個問題打分數
請替表上每個流程打 1–5 分，共四題：頻率（每天好幾次 5 分，一個月一次 1 分）、耗時（每次半小時以上或要好幾人接力 5 分）、規則清楚程度（資深同事說得清楚 5 分，「要看情況、憑經驗」1 分）、風險（反向計分：錯了容易發現、補救得回來 5 分，會造成重大損失或法律問題 1 分）。每個分數附一句理由，加總後由高到低排序，16 分以上標「先做」、10–15 分標「先整理」、未滿 10 分標「維持人工」。請用表格列出，讓我可以貼回 Excel。
挑第一個專案
針對分數最高的三個流程，各寫出 2 個可以量的成功指標（例如每天省下幾小時、錯誤少幾筆），並說明它適合把兩個系統串起來、讓資料自動同步，還是需要 AI 讀懂內容（例如客戶傳來的單據）。
AI 打完分數，檢查這 3 件事
- 請每天在做的同事看一遍：頻率和耗時是 AI 從清單推的，請負責的同事改成實際的數字。
- 規則和風險的分數別給太高：「要看情況」的工作，AI 可能當成規則清楚；錯了會影響收款、客戶或法規的，風險分數寧可保守。
- 它只評你給的清單：請第一線同事補上沒寫到、但很花時間的事，再請它重評。
清單裡如果寫到客戶名稱、金額或員工姓名，先換成代號再貼上，或用公司的企業方案。
想更省事：讓試算表和 AI 配合
1. 找一個下午，一起列出候選流程
請各部門主管和第一線同事一起，在共用的 Google 試算表或 Excel 列出每天或每週都在做、很花時間的工作，先不管能不能自動化，例如訂單輸入 ERP、回覆 LINE 上重複的問題、月底對帳、整理每週報表。通常很快就能列出 15–30 個，整張貼給 AI 就能打分數。
2. 分數貼回試算表，大家一起改
分數欄用資料驗證做成 1–5 的下拉選單，讓同事直接改；用 SUM 加總、排序，再用條件式格式設定把 16 分以上的列標上顏色。高分的常發生、規則清楚、風險可控，最值得先做；未滿 10 分、偶爾發生或高度仰賴經驗的，暫時維持人工。
中間（10–15 分）的先整理：規則說不清楚的寫成規則表，例外多的（例如對帳）整理常見的差異原因，資料散在各處的先統一客戶代號、料號的寫法。這些整理不用花錢，寫好的規則表之後每次請 AI 處理都能附上。
以下是一個示意的評分結果：
| 流程 | 頻率 | 耗時 | 規則清楚 | 風險（反向） | 總分 |
|---|---|---|---|---|---|
| 訂單輸入 ERP | 5 | 4 | 4 | 4 | 17 |
| LINE 常見問題回覆 | 5 | 3 | 4 | 4 | 16 |
| 每週營運報表 | 3 | 4 | 5 | 5 | 17 |
| 月底對帳 | 2 | 5 | 3 | 3 | 13 |
| 新客戶報價 | 3 | 3 | 2 | 2 | 10 |
| 供應商議價 | 1 | 3 | 1 | 1 | 6 |
一個示意案例：20 人的貿易公司
以下是綜合多個案例的示意情境。一家 20 人的貿易公司想導入 AI。
先直接問 AI：業務、業助、會計、倉管各自寫下每天在做的事，整理出 22 個候選流程，先請 AI 打第一輪分數，再請每位同事確認自己那幾項：
- 最高分是「客戶訂單輸入 ERP」：兩位業助每天各花約兩小時，輸入客戶用 Email 寄來的 PDF 訂單；規則清楚（料號對照表早就有了），錯了出貨前也會被發現。
- 第二名是「每週業績與庫存報表」：業務主管每週一花半天從 ERP 匯出資料、整理成簡報。
- 月底對帳中等：例外較多，列入第二波，請會計先整理常見的差異原因。
- 報價與議價最低：仰賴業務的經驗與客戶關係，維持人工。
再接上系統：第一個專案選了訂單輸入，讓 AI 直接讀 Email 裡的 PDF 訂單、比對料號後擬好，業助確認才建單（見用 AI 讀訂單與報價單），目標是業助花在輸入的時間減少一半以上。上線一段時間後，業助把省下的時間拿去追蹤交期、主動聯絡客戶，老闆也決定啟動第二個專案。
什麼時候可以考慮下一步
- 分數最高的流程，每天都在匯出、上傳、複製貼上同樣的檔案。
- 希望 AI 直接看到 ERP 或 LINE 裡的資料，不用每次手動附上。
- 訂單或訊息變多以後，同一件事要好幾個人接力。
- 規則已經寫下來，也希望每一次處理都留下紀錄。
下一步：從分數最高的流程，分階段導入
選好第一個流程後，下一步是決定用什麼方式處理：
- 不一定要用 AI：有些流程只要把兩個系統串起來、資料自動同步就解決了，例如電商訂單自動轉入 ERP，往往比 AI 更便宜、更穩定（見不更換舊系統也能串接）。
- 需要「理解內容」的地方，讓 AI 接上現有系統：客戶的單據、LINE 上的問題自動進來，AI 比對既有資料後先擬好草稿，對不上或沒把握的才請人看；人確認後才寫進系統，每一步都留下紀錄。
- 分階段、並行：第一階段通常約 4–6 週上線，原本的做法照舊，比對沒問題再切換；做出成果，再挑下一個流程。
過程中讓每天在做的同事一起參與，上線後持續看數據、收集回饋、調整規則。
想找人一起盤點流程，可以先做一次免費的 AI 健檢，拿到一份自動化藍圖；也可以參考 AI 導入與整合服務、企業系統開發，或預約一次流程諮詢。
