業務交接時，AI 能幫忙整理報價規則嗎？可以先列出草稿
可以，AI 能先列出草稿。把重點客戶過去一年的報價與訂單交給 ChatGPT、Claude 或 Gemini，它能找出每家固定的折扣、付款條件和例外，分成欄位、規則、備註。本文整理 3 句問法、要和資深業務確認的事，與接進報價畫面的下一步。
重點摘要
- 可以直接問 AI：上傳重點客戶 12 個月的報價與訂單，請它比對成交價與牌價、找出固定的條件，再幫你準備和資深業務的訪談問題。
- AI 整理完檢查三件事：每條規則對得回原始報價、原因與期限由資深業務確認、價格由確認過的規則來算；上傳前先把客戶名稱換成代號。
- 用一份權限受控的規則表，分成欄位、規則、備註，每條註明來源與有效期限；定下「沒進規則表、沒核准，就不能出報價」的規矩。
- 客戶與規則變多後，再讓 AI 接上 ERP 與報價畫面：條件自動帶入、自動計算，超出規則送主管簽核，每次改價都留下紀錄。
可以，AI 能先幫你列出一份草稿。從 ERP 匯出重點客戶過去 12 個月的報價、訂單與折讓（Excel 或 CSV），交給 ChatGPT、Claude 或 Gemini 這類 AI 助理，請它比對成交價和牌價，找出每家客戶固定的折扣、付款條件、運費習慣與例外，分成欄位、規則、備註。它也能幫你列出要和資深業務確認的問題，再把訪談筆記整理成規則表。背後的原因、哪些該維持，還是由資深業務確認。
B2B 報價很少只是「牌價 × 數量」。在貿易、批發與製造業，每個客戶都有自己的折扣、付款條件、運費習慣，以及急單、小量訂單的例外。這些條件是業務和客戶多年談出來的，資深業務記得清清楚楚，客戶也因此放心。想做到的是：交接時這些條件完整留在公司，新業務第一天就報得出和前輩一樣的價格；平常有人請假，別人也接得起來。這篇先給可以直接複製的問法，再說整理完要檢查什麼、規則表怎麼配合，最後談把規則放進報價畫面的下一步。
直接問 AI：3 句可以複製的問法
複製下面的句子，把客戶、品項、數字換成你的就好（範例都是示意）。
從舊報價找出規則
附件是 20 家重點客戶過去 12 個月的報價與訂單明細（客戶代號、品項、產品系列、數量、牌價、成交價、付款條件、運費負擔、是否急單）。請依客戶和產品系列比較成交價與牌價，找出固定出現的差異，例如某系列一直比牌價低 8%、超過 500 件就降一級、急單沒有加價。每一條請標成「欄位」（一個值說得完）、「規則」（有「如果…就…」）或「可能是一次性的例外」，並列出依據的報價單號與出現次數。結果請用表格列出，讓我可以貼進試算表。
準備和資深業務的訪談
根據剛才的表格，幫我列出要和資深業務逐家確認的問題：每條條件是誰、什麼時候談的，有沒有到期日，背後的原因是年採購量的承諾，還是一次性的讓價。再補上交接清單常漏掉的：下單找採購的誰、對帳找會計的誰、報價單一定要附什麼、客戶有什麼習慣。
把訪談筆記整理成規則表
下面是我和業務訪談 A 公司的筆記（貼上）。請整理成規則表：客戶、類型（欄位／規則／備註）、內容、來源、有效期限。筆記裡沒提到來源或期限的，填「待確認」，不要自己推測。
AI 整理完，檢查這 3 件事
- 對得回原始報價：抽查幾條，打開它列的報價單核對。只出現一兩次的，先當成例外，問清楚再說。
- 原因與期限它不知道：AI 只看得到數字，看不出折扣是年量承諾還是一次性讓價。每一條都由人確認，最好是資深業務本人，否則由業務主管判斷；不確定的先列為備註。
- 價格不要讓 AI 估：AI 整理的是規則草稿。報價時，價格由確認過的規則算出，規則沒涵蓋的交給主管核准。
客戶專屬的價格與條件是公司的營業資訊。用公司的企業方案，或先把客戶名稱換成代號、刪掉聯絡人等用不到的欄位再上傳。
想更省事：讓規則表和 AI 配合
1. 分成欄位、規則、備註
分類只要問一個問題：這件事能不能用一個值說完？有沒有「如果…就…」？還是需要人判斷？
| 類型 | 判斷方式 | 例子 | 之後系統怎麼用 |
|---|---|---|---|
| 欄位 | 一個值就說得完 | 折扣等級、付款條件、運費負擔、報價幣別與稅別 | 選了客戶就自動帶入 |
| 規則 | 有「如果…就…」 | 數量級距價、急件加價、未達最低訂購量的處理、合約價與有效期限 | 報價時自動計算，超出範圍送簽核 |
| 備註 | 需要人判斷 | 聯絡窗口與偏好、過去的爭議與讓步、客戶的特殊習慣 | 報價時顯示在旁邊提醒 |
每條規則都要有來源和有效期限：誰談的、什麼時候談的、到哪天為止，一次性的讓價才不會變成永久折扣。「這家老闆重視交期勝過價格」很重要，但它是給人看的備註，不要硬做成規則。
2. 建一份權限受控的規則表
放在 OneDrive、SharePoint 或 Google 雲端硬碟，只開放給業務與主管。每一列一條：客戶、類型、內容、來源、有效期限；類型用「資料驗證」做成下拉選單，用「條件式格式設定」把快到期的規則標成黃色。欄位固定，下次請 AI 看新報價時一起附上，它就能標出和規則表不一致的地方。
3. 定下一條規矩，每季檢查一次
新的特殊價或例外，沒有寫進規則表、沒有核准，就不能出報價。口頭談好的價格寫下來、進了系統，訂單和發票也比較對得起來（見批發貿易對帳的做法）。每季把最近的報價和規則表一起交給 AI，請它列出規則外成交的單與反覆出現的例外；同一種例外反覆出現，就討論要不要變成新規則。
平常就做，交接時比較從容
一個示意情境：一位做了十二年的資深業務月底離職，交接清單有客戶名單、進行中的訂單、還沒回覆的詢價。兩個月後，老客戶來電：「運費以前不是你們出？我們一直都是月結 90 天。」這些條件記在前一位業務心裡、個人 Excel 和 LINE 對話裡，所以交接資料裡沒有。如果平常就先請 AI 從舊報價列出草稿、和他逐家確認一遍，新業務打開規則表就查得到。
交接的時間通常不長。依勞動基準法第 15 條，不定期契約的員工離職，準用第 16 條的預告期間，年資三年以上是 30 天。資深業務提出離職後，公司往往只有一個月左右，而這段時間他還要跑業務、見客戶，所以這件事最好當成例行工作來做。
保密也是理由之一。客戶專屬的價格與交易條件，是可以用於銷售與經營的資訊；依營業秘密法第 2 條，這類資訊要受保護，其中一個要件是所有人已採取合理的保密措施。是否構成營業秘密要個案判斷；把規則放在權限受控的檔案或系統裡，公司既能延續，也比較能說明自己有妥善管理。請 AI 整理時用企業方案、把客戶換成代號，也是同樣的考量。
什麼時候可以考慮下一步
規則表加上 AI 可以用很久。遇到下面這些情況，就可以考慮下一步：
- 每季都在匯出報價、上傳給 AI，再把結果貼回規則表。
- 報價已經在 ERP 或系統裡做，希望選了客戶就自動帶入條件。
- 新業務希望自己問「A 公司的付款條件是什麼？」就有答案，不用每次問前輩。
- 需要每一次改價都留下紀錄：誰改的、為什麼、誰核准。
下一步：讓 AI 接上 ERP 和報價畫面
下一步的重點，是把規則放在出報價的那個畫面上，不必另外翻表：
- 選了客戶，欄位自動帶入：付款條件、折扣等級、運費負擔、幣別與稅別，不必再問人。
- 加了品項，規則自動計算：系統依數量、交期與合約價算出單價，並標明套用了哪一條規則。
- 超出規則的，送主管簽核：低於規則價、免收急件費、接受低於最低訂購量的訂單，都要填寫原因並經主管核准，核准前報價送不出去。
- 每一次改價都留下紀錄：誰改的、改成多少、為什麼、誰核准。
AI 幫忙整理，價格由規則來算
接上 ERP 後，新的報價與訂單自動讀進來，不用再匯出、上傳。AI 會比對規則表，標出規則外成交的單，並提出規則建議，例如「A 公司過去 23 張報價的付款條件都是月結 60 天，建議設為預設值」（示意）；格式各異的舊報價單與 PDF 也讀得懂（見用 AI 讀訂單與報價單）。AI 只負責提議，不負責決定：每一條建議都由人確認後，規則才會更新。
如果後台內建 AI 助理（例如 Xena AI），新人可以直接問「A 公司的付款條件和特殊價有哪些？」，它只在提問者的權限範圍內，從規則和備註裡找答案。這和對外的 AI 客服是兩回事：RAG 知識庫處理的是可以公開給客人的資訊；報價規則是內部資料，只給有權限的人看，而且價格必須由確定的規則算出來，不讓 AI 估價。
分階段導入，不用換掉 ERP
ERP 裡沒有地方放這些規則，也不一定要換系統：可以在旁邊建一層報價規則，透過匯出或 API 讀取客戶與訂單資料（見老系統不換掉也能串接的做法）。前面整理好的規則表可以直接匯入；上線初期，試算表照常並行，確認一致再切換。第一階段通常約 4–6 週上線。
資深業務的經驗很寶貴。把它分成欄位、規則和備註寫下來、由人確認，再放進報價流程，這些經驗就能一直留在公司，新同事也更快上手。想知道從哪一步開始，可以先做一次免費的 AI 健檢，或參考我們的企業系統開發服務與 AI 導入服務，也歡迎直接和我們聊聊你的報價流程。
