AI 能幫忙讀訂單和報價單嗎？可以先幫你整理成表格

可以。把客戶傳來的訂單（Email 附件的 PDF、Excel，或 LINE 上的照片、截圖）交給 ChatGPT、Claude 或 Gemini 這類 AI 助理，附上你的料號對照表，請它整理成表格，幾分鐘就有一份料號、數量、交期都排好的清單，可以照著輸入 ERP，或貼進匯入用的 Excel。客戶的詢價單也一樣。

每個客戶的訂單格式都不一樣，能穩穩輸入，靠的是業助的經驗：「A 客戶的料號要去掉前綴」「B 客戶寫的箱是 12 入」。這篇不談換掉這套做法，而是讓 AI 把讀單、換料號的部分做快一點：先給可以直接複製的問法，再說讀完要檢查什麼、對照表怎麼配合，最後談單量變多時可以怎麼做。

直接問 AI：3 句可以複製的問法

複製下面的句子，把欄位、品號、日期換成你的就好（範例都是示意）。

訂單整理成表格

附件是客戶傳來的訂單（PDF）和我們的料號對照表（客戶品號、內部料號、單位換算）。請整理成表格：客戶品號、內部料號、品名、數量（換算成「個」）、單價、交期。對照表裡找不到的品號、看不清楚的字，不要自己猜，在「備註」欄寫出原因。最後加總金額，和訂單上的總計比對，對不上請告訴我。

手寫照片或傳真

這是客戶在 LINE 傳來的手寫訂單照片。請讀出每一行的品名、數量和交期，整理成表格。看不清楚的字標「待確認」，不要猜。最後幫我寫一則 LINE 訊息，請客戶確認這幾行。

詢價單

附件是客戶的詢價單和我們今年的報價紀錄（Excel）。請列出每個品項上次報給這位客戶的單價和日期；沒報過的品項另外列出，讓我準備報價。

AI 讀完，檢查這 3 件事

1. 數量和總額：換算後的數量和總金額，要和原始單據一致。請 AI 把原始單據上的數字並列，你對一下。
2. 料號有沒有對錯：新品號、名稱很像的品項最容易對錯；備註欄標出的每一行，都要人看過。模糊、歪斜的照片或傳真，準確度會明顯下降，寧可請客戶重傳。
3. 單據上沒寫的事：口頭談好的價格、這位客戶的特殊交期、庫存夠不夠，它不知道，建單前自己確認。

訂單裡有客戶名稱和價格。Excel 訂單可以先把客戶名稱換成代號、刪掉用不到的欄位再上傳；PDF 和照片不好改，就用公司的企業方案。

想更省事：讓對照表和 AI 配合

1. 把每個客戶的寫法記成一張對照表

開一張共用的 Excel 或 Google 試算表，一列記一條規則：客戶、客戶品號、內部料號、單位換算（例如「1 箱 = 12 個」）、備註（例如「料號要去掉前綴」），再加一欄「平常單量」。每次請 AI 讀單時一起附上，它就照同一套規則換料號，也能標出比平常大很多的數量；新人照表也能輸入。

2. 把訂單集中到同一個地方

設一個共用的收單信箱或雲端資料夾，LINE 上收到的訂單照片也存進去，檔名用「客戶_日期」。再加一張收單紀錄表（收到時間、客戶、處理人、狀態），要上傳給 AI 時找得到，處理進度大家也看得到。

3. 給常下單的客戶一份訂單範本

願意配合的客戶，可以提供一份 Excel 訂單範本，品項用「資料驗證」做成下拉選單；或用 Google 表單收單，回覆會自動進到試算表。欄位固定，AI 讀得最穩，結果也好整理。

什麼時候可以考慮下一步

AI 加上對照表可以用很久。遇到下面這些情況，就可以考慮下一步：

• 每天都在下載附件、上傳給 AI，再把結果輸入 ERP。
• 希望 AI 直接對回 ERP 的客戶與料號主檔、歷史訂單和報價，不用每次手動附上。
• 希望業助把更多時間留給跟客戶溝通、追交期。
• 需要每一張單都留下紀錄：AI 讀到什麼、誰確認、改了什麼。

下一步：讓 AI 接上收單信箱和 ERP

接上系統之後，Email、PDF、Excel 與 LINE 照片一進來，AI 就先讀單，對照現有的資料檢查，再草擬建單內容。這裡用的是多模態 AI（能同時理解圖片與文字的模型）：它看懂整份文件的表格結構與上下文，不像傳統 OCR 只把影像轉成文字、每種格式都要另外寫規則。

把資料「對回」你的主檔

真正決定能不能自動化的，是把讀到的資料對應到系統裡的主檔：

• 客戶：單據上寫「丁精密」，系統裡是客戶代號 C0231。
• 料號：客戶用自己的品號 XJ-220，內部是 P-88120。
• 單位：客戶寫「3 箱」，系統要的是「36 個」。
• 價格：單據上的價格要和報價或合約價核對。

前面的對照表、主檔和歷史訂單，就是這一步的依據：AI 判斷「這一行指的是哪個品項」，系統檢查結果是否合理。

用信心程度分流

1. 自動建單：所有欄位都對得上主檔、數量與金額在合理範圍、總額加總正確。剛開始也可以設成每一張都先由人確認。
2. 人工確認：有欄位信心不足、新的客戶品號、數量明顯比平常大。AI 讀到的內容與原始單據並排顯示，業助核對、修正、按確認。
3. 退回或聯絡客戶：缺少必要資訊（沒有交期、沒有品號），或單據內容互相矛盾。

信心不足或對不上的單，一定先由人確認才寫入 ERP，每一步都留下紀錄。建議追蹤欄位正確率、自動建單比例、需要確認的單平均花多久，以及最重要的漏網錯誤，也就是自動建單後才發現的錯誤。一開始門檻設保守一些，每次人工修正都記錄下來，下次就能自動對上；即使系統有把握，也每週抽查幾張。

同樣的做法也適用於報價詢價單、供應商發票與對帳單（見批發貿易的對帳做法）、出貨與報關文件（品名、重量、HS 編號），以及名片、申請表、檢驗報告。

導入的步驟

1. 收集樣本：每個主要客戶準備 10–20 張真實的單據，包含比較難讀的例子。
2. 整理主檔：客戶、料號、單位換算，前面的對照表直接用得上。
3. 定義檢查規則：哪些情況一定要人看？例如金額超過某個門檻、新客戶、新料號。
4. 先並行一段時間：AI 建議、人照常輸入，比對兩邊結果，確認準確度後再切換。第一段通常約 4–6 週上線。

導入之後，業助的經驗會用在最需要的地方：確認例外、跟客戶溝通、追交期。想知道你的單據適不適合交給 AI，可以先做一次免費的 AI 健檢，或參考我們的 AI 導入與整合服務與企業系統開發，也歡迎寄幾張範例單據給我們。